Quels sont les avantages de la digitalisation des fonctions RH en entreprise ?

La digitalisation gagne de plus en plus de terrain et par ricochet touche de nombreux secteurs d’activité y compris celui des ressources humaines au sein des entreprises.

Elle se concrétise en dématérialisant les différentes fonctions y afférentes.

Ainsi, la digitalisation des fonctions ressources humaines, faisant partie du processus de transformation numérique de l’organisation, se démocratise de plus en plus dans les entreprises.

Elle concerne la gestion des congés, la gestion des salaires, le recrutement, les formations, le télétravail, les fiches de paie, et notamment les contrats de travail.

La digitalisation des RH décline évidemment des avantages qu’il convient de connaître et d’en bénéficier.

Il faut souligner par ailleurs, qu’un nombre de fonctions dites traditionnelles à l’instar de la gestion de la paie ou de l’administration des employés, sont déjà automatisées, d’autres sont encore en attente de passer à la vitesse supérieure.

A ce titre, l’expérience collaborateur n’est digitalisée qu’à hauteur de 45% uniquement avec la mise en place d’outils RH touchant à la gestion des carrières.

S’agissant des relations internes entre les collaborateurs, la digitalisation n’est réalisée qu’à hauteur de 19% seulement.

Qu’est-ce que la digitalisation des fonctions ressources humaines ?

Elle est également connue sous l’appellation de dématérialisation des ressources humaines et représente l’intégration du numérique dans l’exercice des fonctions RH.

Il s’agit donc du processus de transformation de données physiques relatives aux ressources humaines en données numériques.

Aujourd’hui, plus aucune entreprise ou presque ne peut plus se passer de la digitalisation de ses fonctions RH.

Afin de mettre en place l’opération de numérisation des ressources humaines, il est essentiel de faire recours à des outils tels que des logiciels spécifiques.

Ils sont appelés les logiciels Système d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH) et donnent la possibilité d’adopter une gestion plus appropriée.

La crise du Covid-19 a accéléré le processus de digitalisation des fonctions RH notamment en raison du télétravail.

Ainsi, la majorité des responsables RH, soit 91%, font de la transformation digitale de leur entreprise une priorité.

De plus, selon le livre blanc GymLib “Les tendances RH 2020”, 62% des responsables ressources humaines qui prennent toutes les décisions du secteur, considérent que les solutions digitales représentent une source d’efficacité et de performance pour les fonctions RH de l’entreprise. 

Quels sont les outils de la digitalisation des fonctions RH ?

↬ Les réseaux sociaux internes à l’entreprise :

Ils visent pour objectif l’amélioration de la communication qui se tient en interne entre les collaborateurs.

Ces réseaux opèrent une véritable facilité des interactions entre les employés afférents aux différents services de l’entreprise.

Les réseaux sociaux internes permettent également l’accroissement du sentiment d’appartenance et la consolidation de la culture de l’organisation.

Les outils digitaux qui s’inscrivent dans cette catégorie sont à titre d’exemple Yammer, Talkspirit ou encore Jamespot.

A l’entreprise de choisir celui qui s’adapte le mieux à ses objectifs en la matière.

↬Les outils de gestion de fiches de paie :

il s’agit de logiciels qui existent dans quasiment la totalité des services de ressources humaines.

Certaines entreprises optent pour le développement de solutions digitales relatives à la gestion de paie ainsi qu’à la gestion des ressources humaines plus globalement.

Les logiciels en question peuvent être utilisés aussi bien par des PME que par les grands comptes.

Les outils les plus populaires sont Factorial, Sage et PayFit.

↬ Les solutions de gamification :

il s’agit d’outils qui donnent la possibilités aux organisations d’apporter de l’amélioration à la motivation de ses collaborateurs en utilisant des outils liés au jeu.

L’entreprise doit motiver ses employés afin qu’ils participent à ces activités et doit également déterminer les processus, les opérations ou les actions qu’elle veut promouvoir et fixer par la suite des récompenses.

Il existe deux plateformes de gamification qui sortent du lot à savoir : MyCrowdCompagny et Ozact.

Quels sont les enjeux de la digitalisation des RH ?

↬ Automatiser les processus ressources humaines :

Il s’agit de faire l’impasse sur les tâches chronophages faisant partie du quotidien RH et permettant de réaliser un gain de temps considérable qui sera alloué au traitement de tâches plus importantes.

Le processus de congé par exemple peut être automatisé de manière à ce que la demande d’un congé, son examen et sa validation se font via un logiciel interne à l’entreprise.

↬ Recruter en ligne :

Il se dit e-recrutement et donne la possibilité à l’entreprise de mener des actions plus rapides et plus efficaces et ce, en raison de la diffusion des offres d’emploi sur une multitude de plateformes dédiées à travers de simples clics.

La digitalisation touche également les techniques de recrutement lorsque les entretiens d’embauche se tiennent sur des applications vidéos ou encore lorsqu’il est question de recrutement collaboratif.

↬ Développer l’e-learning :

Digitaliser davantage la formation en ligne pour les collaborateurs qui travaillent à distance selon diverses formes telles que la formation dédiée à un nombre important d’employés dit MOOC, ou la formation visant à développer des compétences précises dite SPOC.

↬ Recourir à l’intelligence artificielle :

Il est question de l’amélioration de la communication interne entre les collaborateurs des différents services via l’outil du chatbot.

Cet outil est connu pour être utilisé sur les plateformes de commerce électronique et s’étend désormais aux fonctions des ressources humaines.

Quels sont les avantages de la digitalisation des RH ?

Les avantages liés au digital dans les fonctions ressources humaines sont nombreux et se manifestent aussi bien du côté de l’entreprise que celui des employés.

Digitaliser les RH permet à l’organisation d’améliorer de manière significative les performances et l’efficacité des employés.

Aussi, il est question d’apporter plus de rapidité dans l’exécution des tâches et de diminuer celles à caractère administratif.

Certaines entreprises, par souci de faciliter l’accès aux informations à son personnel, mettent en place des sites dédiés et à travers lesquels, il a la possibilité d’échanger en toute sécurité et en toute facilité consacrant ainsi une communication interne optimisée.

En outre, la digitalisation des fonctions RH apporte une amélioration considérable au niveau du processus de la formation du personnel lui permettant de devenir plus productif.

Également, l’entreprise a la possibilité de s’adapter au marché de l’emploi et ce, en tenant compte des évolutions de celui-ci et par ricochet de ses nouveaux besoins en matière d‘employabilité.

Il y a donc là un réel potentiel d’amélioration, qui explique que la part des investissements consacrés à la gestion du capital humain est en progression annuelle de 14,4%, contre seulement 3,6 % pour la paie et la gestion administrative.